การลำดับวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพ โดยลดความสูญเปล่าจากการทำงาน ถือเป็นอีกหนึ่งกระบวนการของระบบ TPS (Toyota Production System) หากคุณอยู่ในฐานะเจ้าของธุรกิจอยากจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำธุรกิจ ก็ต้องมีการจัดลำดับความสำคัญซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 4 ลำดับดังนี้

ลำดับที่ 1 "งานสำคัญและเร่งด่วน" งานกลุ่มนี้จะเป็นงานที่ ถ้าไม่ดำเนินการก็จะมีปัญหาหรือเกิดวิกฤตขึ้น อาจเกิดผลกระทบมากมายไม่คุ้มที่จะรอไว้ก่อน ควรดำเนินการให้เร็วที่สุด ซึ่งคงตัดสินใจกันไม่ยาก

ลำดับที่ 2 "งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน" งานประเภทนี้ควรได้รับความสนใจอย่างต่อเนื่องแล้วดำเนินการตามแผนที่กำหนดไว้ให้ได้ ผู้นำที่ดีมักจะทำงานประเภทนี้ และให้ความสำคัญ เพราะถ้าปล่อยเวลาผ่านไปอาจลืมแล้วไม่ได้ทำ

ลำดับที่ 3 "งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน" ควรปฏิเสธงานด่วนที่เข้ามาบ้าง ถ้าไม่ใช่งานที่วิกฤตจริงๆ เพื่อให้เราสามารถทำงานตามแผนที่วางไว้ได้ครบ เช่น การประชุมที่ไม่ได้นัดหมาย, งานที่เราทำได้แต่งานนั้นไม่ได้อยู่ตามแผน ทำงานประเภทนี้ให้น้อยลงจะได้มีเวลาทำงานสำคัญมากขึ้นครับ

ลำดับที่ 4 "งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน" งานนี้ถ้าไม่จำเป็นก็ควรจัดอยู่ในลำดับหลังๆ หรือมีช่วงเวลาที่จะดำเนินการให้ชัดเจน เช่น โทรศัพท์ทั่วไป, การพูดคุยเรื่องทั่วไป เป็นต้น

เมื่อคุณสามารถจัดลำดับการทำงานได้ตามประเภทด้านบนแล้ว จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ และลดความสูญเปล่าในการทำงานได้มากเลยทีเดียวครับ