“ใกล้วันที่ต้องนำเสนองานแล้ว แต่ลูกทีมยังเตรียมข้อมูลไม่ถึงไหน!” หรือ “เลยเดดไลน์มาแล้ว ทำไมงานที่ต้องส่งถึงยังไม่เสร็จ?” สถานการณ์ของงานสะดุด งานเดินต่อไม่ได้ เพราะไปกระจุกอยู่ที่ใครคนใดคนหนึ่ง หรือขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง ที่ทำเอาหัวหน้าหัวหมุนมามากมาย ไม่เชื่อก็ต้องเชื่อว่า แค่ใช้ความรู้ของ Toyota ที่ว่าด้วยการตามล่าความล่าช้าปัญหานี้ก็สามารถคลี่คลายได้ แค่หาให้เจอว่า “จุดไหนหรือใครคือคอขวด?” เท่านั้นเอง

เปิดปฏิบัติการ “ค้นหาจุดคอขวด”
การหาจุดคอขวดหรือ Bottleneck ไม่ได้เวิร์กแค่กับการผลิตในโรงงาน แต่ยังเป็นเทคนิคที่หัวหน้างานในออฟฟิศทั่วไปสามารถนำมาใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคนในทีม เสริมการทำงานให้คล่องตัว และส่งงานได้ทันกำหนดแบบชิลชิล ได้ แค่ทำตาม 5 วิธี ดังต่อไปนี้

ตามรอยที่ 1...เช็กสภาพปัจจุบันเป็นแบบไหน?
เพื่อให้รู้ว่างานที่สั่งนั้นไปคั่งค้างอยู่ตรงไหน สิ่งแรกที่หัวหน้าทีมต้องทำคือ การลงไปเก็บข้อมูลจริงหน้างาน โดยต้องทำการสำรวจสภาพปัจจุบันของแต่ละขั้นตอนในกระบวนการทำงานที่มีอยู่ว่า มีกี่ขั้นตอน มีขั้นตอนอะไรบ้าง และใครทำอะไรและมีงานในมือที่ต้องรับผิดชอบเท่าไรให้ครบถ้วนตั้งแต่ต้นจนจบ

FYI : การเขียนแผนภาพการทำงานปัจจุบัน = ช่วยให้เห็นความเป็นจริง รู้ทันทีว่ามีอะไรไม่เป็นไปตามที่ควรจะเป็น

ตามรอยที่ 2...ใคร/จุดไหนใช้เวลาเยอะที่สุด? 
ต่อมา ใช้การจับเวลาในการทำงาน รวมทั้งช่วงที่ทำให้เกิดการรอในการส่งต่องานให้คนอื่น ๆ ในทีมเข้าไปด้วย โดยการจับเวลาแบบนี้จะทำให้เห็นว่า ใครหรือจุดไหนใช้เวลาเท่าไรในการทำงาน ใครทำช้า ใครทำเร็ว ซึ่งสามารถนำมาแปลงออกให้เป็นจำนวนชิ้นงานที่ได้ต่อชั่วโมง ต่อวัน หรือต่อสัปดาห์ได้

FYI : การจับเวลาในแต่ละขั้นตอนการทำงาน = รู้ว่าใคร/จุดไหนล่าช้าที่สุด แสดงว่าเป็น “จุดคอขวด”

ตามรอยที่ 3...งาน Overload อยู่หนใด?
เมื่อรู้แล้วว่างานไปติดขัดอยู่ที่ขั้นตอนไหนหรือลูกน้องคนใด ก็ถึงเวลาที่ต้องปรับลดปริมาณงานให้เหมาะสมกับคนทำงานมากขึ้น เช่น การลดงาน Overload ของพนักงาน 1 คนที่ทำหลายอย่างในเวลาเดียวกันให้เหลือเพียงการทำแค่อย่างเดียว เพื่อเพิ่มสมาธิและคุณภาพในการทำงานให้มีมากขึ้น

FYI : การเลือกคนให้ทำงานที่ไม่ถนัด = สร้างปัญหาได้มากกว่าการเกิดจุดคอขวด

ตามรอยที่ 4...เราเองหรือเปล่า? ที่ทำให้เกิดคอขวด!  
เคลียร์ในฝั่งของลูกน้องไปแล้ว ก็ถึงคราวลองหันมาทบทวนตัวเองด้วยว่า ในฐานะของหัวหน้า “มีอะไรที่เราทำให้เกิดปัญหาคอขวดได้บ้างไหม” เช่น ชอบเก็บงานไว้กับตัว เพราะกลัวคนอื่นทำไม่ถูกใจ หรือทุกการตัดสินใจต้องผ่านมือเราหมด จนทุกคนต้องรออยู่บ่อย ๆ งานเลยล่าช้า ดังนั้น ต้องหัดเชื่อใจลูกน้องและมอบอำนาจเด็ดขาดให้คนอื่นได้ตัดสินใจโดยไม่ต้องรอการอนุมัติจากเราดูบ้าง

FYI : การลงไปจัดการเองทุกอย่าง = ขัดขวางความคิดสร้างสรรค์ของลูกน้อง + งานไม่เดินเพราะต้องรอหัวหน้า

ตามรอยที่ 5...ยังมีจุดไหนตกหล่นอยู่หรือเปล่า?
สุดท้าย ต้องไม่ลืมสังเกตหรือหาสิ่งที่เป็นปัจจัยที่ทำให้เกิดปัญหาคอขวดอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเกิดมาจากขั้นตอนของการทำงานหรือว่าจากตัวพนักงานก็ตาม รวมถึงต้องทำการตรวจสอบทุกครั้งที่มอบหมายงานให้กับคนในทีมไปว่า เขาเข้าใจในสิ่งที่เรามอบหมายไปหรือไม่ มีสิ่งที่ต้องใช้หรืออุปกรณ์อะไรขาดตกบกพร่องไปหรือเปล่า และเนื้องานที่ทำออกมานั้นเป็นไปตามคุณภาพที่ตั้งเอาไว้หรือไม่ เพื่อให้ไม่ต้องแก้งานบ่อย ๆ จนงานอื่นต้องรอและมากระจุกตัวอยู่ที่เดียวกัน 

FYI : ไม่ตรวจสอบความเข้าใจในเนื้องานของคนในทีม = ได้งานไม่ตรงเป้าหมาย งานติดขัด และเสร็จช้ากว่ากำหนด

เท่านี้ หัวหน้าก็ไม่ต้องปวดหัวและกลัวว่าจะโดนปัญหาคอขวดกลับมาเล่นงานอีกต่อไป ถ้าหมั่นเช็กทั้ง 3 ปัจจัยอย่างกระบวนการทำงาน ตัวพนักงาน และตัวเองอยู่เสมอ ก็เบาใจและหายห่วงเรื่องตัวการฉุดงานให้สะดุดไปได้เลย...