ชีวิตการทำงานเกือบโคม่า เพราะชอบเหมารวมว่าทุกอย่างนั้นสำคัญ นั่นก็ต้องทำ นี่ก็ต้องทำ จนเกือบส่งงานไม่ทัน หรือส่งช้าจนโดนหัวหน้าต่อว่าเพราะเลยเดดไลน์ สถานการณ์สุดกดดันที่พนักงานออฟฟิศไม่อยากให้เกิด สามารถป้องกันไม่ให้ลุกลามและเตลิดเป็นเรื่องใหญ่ได้ ด้วยการนำองค์ความรู้ของ Toyota ที่ว่าด้วยการฆ่า Muda หรือความสูญเปล่ามาใช้ ผ่านเครื่องมือที่เรียกว่า Not-to-do List หรือเช็กลิสต์ “สิ่งที่ไม่ต้องทำ” ในแต่ละวัน เพื่อลดงานกองที่คั่งค้าง แถมยังส่งต่องานได้อย่างรวดเร็ว และไม่ต้องรีบลนทำงานแบบบ้าคลั่งเหมือนที่เคยเป็นมาอีกด้วย   

ได้เวลาไล่ล่า Muda กำจัดสิ่งที่ไม่ควรค่าแก่การทำ
ปังแค่ในสายโรงงานและการผลิตไม่พอ เพราะการรู้ว่า Muda คืออะไร ยัง #Save คนทำงานให้ไม่ต้องตึงเครียดเกินไปได้เป็นอย่างดี ซึ่งทำได้แบบง่ายๆ โดยเริ่มจากการหาว่าอะไรคือสิ่งที่ควรนำมาใส่ใน Not-to-do List ตาม Step ต่อไปนี้

#Step ที่ 1 : ลิสต์รายการงานที่เป็น Muda
ตั้งต้นด้วยการคิดถึงงานที่ต้องทำในปัจจุบัน รวมถึงงานที่ต้องทำเป็นประจำ ลิสต์ออกมาเป็นข้อๆ แล้วดูว่างานไหนที่ทำแล้วไม่คุ้มแรงและเวลา งานหรือพฤติกรรมไหนที่ทำให้ไม่มีสมาธิ งานไหนที่ไม่จำเป็นต้องทำด้วยตัวเองและให้คนอื่นทำแทนได้ งานไหนที่ตัดออกไปก็ไม่มีปัญหาตามมา และงานไหนที่ไม่จำเป็นต้องทำให้เสร็จในวันนี้

TIP : ให้คิดถึงสิ่งที่ “ทำเป็นหลัก” และ “ทำซ้ำๆ ทุกวัน” ช่วงหลายเดือนที่ผ่านมา ช่วยให้รู้ว่าอะไรทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น

#Step ที่ 2 : แยกให้ออก Not to Do vs. To Do
หลังจากทำลิสต์เสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาของการคัดแยกสิ่งที่ควรจะอยู่ใน Not-to-do List ออกมาให้ชัดเจน อาจใช้การตั้งคำถาม เพื่อที่จะคัดกรองความสูญเปล่าและสิ่งที่ไม่ต้องทำให้เจอ เช่น

• ถ้าทำงานชิ้นนั้นแล้วจะช่วยให้ไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่?
• ถ้างานไม่เสร็จจะกระทบกับเราหรือคนอื่นๆ ด้วยหรือเปล่า?
• เป็นงานเร่งด่วนและสำคัญหรือไม่?

ถ้าคำตอบคือ “ไม่” ทั้ง 3 ข้อก็หยิบมาใส่ในลิสต์ได้เลย

TIP : ความรู้สึก อารมณ์ พฤติกรรมในการทำงานชิ้นนั้นๆ = สิ่งที่ต้องสังเกต เพื่อลดสาเหตุของนิสัยดองงาน +ผัดวันประกันพรุ่ง

#Step ที่ 3 : ลงมือทำให้สำเร็จตามเป้า
เมื่อรู้แล้วว่าอะไรคือ สิ่งที่ไม่ควรทำ ต้องหมั่นเตือนตัวเองอยู่เสมอว่า “อย่าทำ” โดยเฉพาะต้องรู้จักกล้าปฏิเสธสิ่งที่จะเข้ามาทำให้ไปไม่ถึงเป้าหมาย เช่น ใครฝากให้ทำงานอะไรก็รับมาทำให้ ใครชวนไปไหนทั้งๆ ที่งานยุ่งก็ยังฝืนใจไปกับเขา หรือยังทำตัวเป็นเดอะแบกแม้จะจ่ายแจกงานให้คนอื่นช่วยได้ เป็นต้น

TIP : เตรียมข้อความหรือบทพูดเพื่อที่จะปฏิเสธไว้ล่วงหน้า = แก้ปัญหาการเป็น Yes Man หรือคนที่ปฏิเสธไม่เป็นได้ชะงัด

#Step ที่ 4 : อัปเดตลิสต์อยู่เสมอ
สุดท้าย อย่าลืมที่จะอัปเดต Not-to-do List ให้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันอยู่เสมอ คอยสำรวจตัวเองว่าในการทำงานแต่ละวัน เราใช้เวลาไปกับงานหรือกิจกรรมไหนที่เปล่าประโยชน์หรือสูบพลังงานชีวิตเกินไปหรือไม่ และเราจะไม่ทำงานหรือทำพฤติกรรมที่ไม่ดีแบบไหนบ้าง เพื่อให้การทำงานมีสมาธิและประสิทธิภาพมากกว่าเดิม

TIP : ทุกครั้งที่ได้งานใหม่เพิ่ม = ต้องพิจารณาว่างานนั้นควรทำหรือไม่ควรทำ เพื่อกำจัด Muda ตั้งแต่เนิ่นๆ

การรู้ลิมิตของตัวเองว่าไม่ควรทำอะไร ทั้งงานและนิสัยนั้น ช่วยให้โฟกัสกับงานในแต่ละวันได้มากขึ้น เท่านั้นไม่พอ ยังช่วยลดความผิดพลาดจากที่ต้องแก้งานบ่อยๆ เพราะต้องรีบทำเนื่องจากมีงานกองเท่าภูเขาให้หมดได้แบบชิลๆ