งานไม่เดินหรือถึงเดินก็ช้า แถมหลายครั้งก็ดันทำงานซ้ำซ้อนกัน รู้ไหมว่าสาเหตุหลักๆ เกิดจากคนในทีมไม่คุย ไม่สื่อสารกัน หรือต่างคนต่างทำ จนความเป็นทีมเวิร์กถูกพังและงานออกมาไม่ดี
ถือเป็นเรื่องใหญ่ของชาวออฟฟิศที่ต้องรีบแก้ก่อนที่จะสายเกินไป แต่โชคดีที่องค์ความรู้ของ Toyota ที่ว่าด้วยเรื่องของการประชุมสั้นๆ ทุกวันตอนเช้า หรือ “Morning Meeting” เพื่ออัปเดตสถานะการทำงานนั้นช่วยได้ ดังนั้น จะเพิ่ม Productivity หรือ Energy ของทีมก็กลายเป็นเรื่องง่าย ที่ไม่ว่าใครก็ทำได้ และผลที่ได้ก็ดีด้วย

Secret Theory…ทฤษฎีใช้ “Morning Meeting” ให้สุดปัง!
ถึงจะเป็นสุดยอดเคล็ดลับที่ใช้ในโรงงานและสายการผลิต แต่ “Morning Meeting” สามารถนำมาใช้เป็นกลยุทธ์ยกระดับทีมเวิร์ก ประสิทธิภาพการทำงาน และการสื่อสารในที่ทำงานได้เป็นอย่างดี เพียงทำตาม “ทฤษฎีทั้ง 5” เท่านั้นเอง

Theory 1 : ระบุให้ชัด ประชุม “ตอนไหนดี”
ก่อนจะลุยใช้ “Morning Meeting” ให้มีประสิทธิภาพได้นั้น ต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า จะประชุมใน “เวลาไหน” ของวัน และต้องทำให้ได้ทุกวัน โดยที่ทุกคนในทีมต้องเข้าร่วม เพื่อพูดคุยและรับทราบถึงความเคลื่อนไหวในการทำงานที่เกิดขึ้น เช่น 10.00 น. ของทุกวัน

Bonus : ประชุมช่วงเช้าก่อนเริ่มงาน = เวลาที่เหมาะสม + สมองแล่นที่สุด + รู้และแก้ปัญหาได้ทันตั้งแต่เนิ่นๆ

Theory 2 : กำหนด “เวลาที่ใช้” ให้แน่นอน
สิ่งที่ต้องทำต่อมาคือ การกำหนด “เวลาที่ใช้” ในการประชุม อย่างที่เกริ่นไว้แล้วว่า “Morning Meeting” นั้นเป็นการประชุมสั้นๆ ประจำวัน ดังนั้น เวลาที่ใช้จึงต้องไม่มากหรือนานเกินไป จนคนที่เข้าร่วมนั้นหลุดโฟกัสหรือไม่มีสมาธิที่จะรับฟังคนอื่นๆ รายงาน โดยเฉลี่ยควรให้แต่ละคนได้พูดเป็นเวลา 2-3 นาที เพื่อให้สามารถอัปเดตการทำงานกันได้อย่างทั่วถึง

Bonus : 15-20 นาที = เวลาทั้งหมดที่ควรใช้ในการประชุม แตกต่างได้ขึ้นอยู่กับจำนวนคนในทีม

Theory 3 : บอกสถานะ “ทั้ง 3”
นอกจากนี้ ยังมีข้อควรจำในการทำ “Morning Meeting” ที่สำคัญที่แต่ละคนต้องทำคือ การอัปเดต “3 สิ่ง” ให้เพื่อนร่วมทีมและหัวหน้าได้รู้ ได้แก่

Bonus : หากปัญหา/อุปสรรคที่ติดขัดมีรายละเอียดอีกมากให้ต้องคุย = แยกออกไป Discuss ภายหลัง กันการประชุมยืดเยื้อ

Theory 4 : ใช้ “บอร์ด” บอกความคืบหน้า
ถัดมา อย่าลืมเพิ่มพลังให้การทำ “Morning Meeting” ด้วยการประชุมหน้าบอร์ดการทำงาน เพื่อให้เห็นถึงกระบวนการ หรือ Process การทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรม หรือจะใช้ Kanban Board เข้ามาช่วยอัปเดตสถานะการทำงาน เพียงเลื่อนกระดาษหรือการ์ดงานไปตามช่อง To Do : งานที่ต้องทำ, Doing : งานที่กำลังทำ และ Done : งานที่สำเร็จแล้ว เพื่อให้ทุกคนมองเห็นภาพรวมและความคืบหน้าของการทำงานของแต่ละคนได้ (ศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ : #วันๆ พันกว่างาน จัดการด้วย Kanban Board ตัวช่วยเคลียร์งานยุ่ง!)

Bonus : เปลี่ยนจาก “นั่ง” เป็น “ยืน” ประชุม = เพิ่มความตื่นตัว + Productivity ในการประชุมได้

Theory 5 : ทำให้จริง “ติดตามผลให้ได้”
สุดท้าย นอกจากจะต้องทำให้ “Morning Meeting” ใช้เวลาสั้นและมีการพูดคุยกันอย่างกระชับและชัดเจนแล้วนั้น ยังต้องติดตามผลได้ด้วย กล่าวคือ หลังจากประชุมกันเสร็จแล้ว ต้องตรวจสอบด้วยว่าสิ่งที่ทีมงานแต่ละคนอัปเดตในช่วงประชุมนั้นได้ถูกทำตามจริงๆ ในวันนั้นๆ เพื่อให้งานเดินตามขั้นตอนที่ควรจะเป็น และสามารถจับสัญญาณของปัญหาได้ก่อนที่จะลุกลามบานปลายจนแก้ไขได้ไม่ทัน

Bonus : หมุนเวียนเปลี่ยนกันเป็นหัวหน้าการประชุม = ดึงศักยภาพความเป็นผู้นำ + ฝึกการพูดต่อหน้าผู้คน

ถึงตรงนี้ หัวหน้าหรือมนุษย์ออฟฟิศคนไหนอยากเพิ่มการทำงานเป็นทีมให้ดีขึ้น ลองเอาการประชุมสั้นๆ ประจำวันแบบนี้ไปใช้ดู ที่สำคัญต้องไม่ลืมสร้างบรรยากาศให้ทุกคนกล้าพูดคุย กล้าแจ้งปัญหา และกล้าขอความช่วยเหลือ โดยไม่ต้องกลัวว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ จะมองว่าตัวเองไม่เก่งพอหรือถูกเอาไปพูดต่อลับหลังด้วย...