“ก็สะดวกแบบนี้” คำคำเดียวที่ทำให้การผลิตไม่มีประสิทธิภาพได้ เมื่อพนักงานต่างคนต่างลงมือทำหน้าที่ของตัวเองแบบถนัดใครถนัดมัน แบบที่คิดว่าทำแบบนี้ดีกว่าหรือเร็วกว่า เรื่องที่หลายคนอาจมองว่าเล็ก แต่รู้ไหมว่า นี่คือตัวการที่ทำให้ได้งานคุณภาพไม่สม่ำเสมอและต้องเจอกับความสูญเปล่าแบบเต็มเปา

แต่สามารถแก้เกมได้ง่ายๆ เพียงนำหลักคิดของ Toyota ที่ว่าด้วยเรื่องของ Standardized Work หรืองานมาตรฐานเข้ามาจัดการ พร้อมตัวช่วยสุดเจ๋งอย่าง Work Instruction (WI) หรือไกด์ไลน์การทำงานที่เป็นเหมือนคู่มือบอกถึงสิ่งที่ควรปฏิบัติในแต่ละขั้นตอนแบบทีละสเตป รับรองพนักงานทำงานได้อย่างไม่หลงทิศ ลงมือผลิตได้อย่างไม่หลงทาง


มี Work Instruction = สร้างมาตรฐานให้การทำงาน

ไม่ว่าใครก็ทำงานได้เหมือนกัน ไม่ต้องห่วงว่าคนเก่าออกไป หรือคนที่ทำประจำไม่อยู่จะเกิดปัญหา เพราะคนใหม่หรือคนที่มาแทนสามารถทำงานนั้นๆ ต่อได้และได้ผลดีด้วย โดยการใช้ Work Instruction เพื่อสร้างงานมาตรฐาน เป็นอีกหนึ่งวิธีการคุมคนให้ได้งาน แค่มีกระดาษและตีตารางแบ่งเป็นช่องๆ โดยมีหัวข้อหลักๆ ที่ควรระบุลงไป ดังนี้

หัวข้อ : บอกให้ชัดเจนและกระชับว่า หัวข้อคืออะไร เพื่อให้รู้ว่าเป็น WI เกี่ยวกับอะไร พนักงานจะได้เข้าใจ เช่น เรื่องการใช้งานบันได การใช้รถเข็น หรือการเก็บตะกร้า เป็นต้น

จุดประสงค์ : อธิบายถึงจุดประสงค์ในการทำ WI นั้นๆ เช่น เพื่อความปลอดภัยของผู้ปฏิบัติงานและเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน : บอกวิธีการ กระบวนการทำงานทีละขั้นตอนอย่างกระชับ เข้าใจง่าย อ่านแล้วสามารถปฏิบัติตามได้ทันที 

รูปภาพประกอบ : มีรูปภาพประกอบ เพื่ออธิบายให้เห็นภาพของการปฏิบัติในขั้นตอนนั้นๆ ซึ่งจะทำให้พนักงานรู้วิธีทำได้ง่ายขึ้นและจดจำได้ดีกว่าการใช้เพียงตัวอักษรอธิบาย

วัสดุและอุปกรณ์ : เขียนรายการวัสดุและอุปกรณ์ที่ใช้ในการปฏิบัติงานหรือกระบวนการผลิต เพื่อให้รู้ว่ามีอะไรที่จำเป็นต้องใช้บ้าง

รู้หรือไม่? ตัดสิ่งที่ไม่ควรทำออก แล้วระบุเฉพาะขั้นตอนที่ถูกต้อง จะทำให้พนักงานทุกคนทำงานได้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

ใช้ Work Instruction ให้เวิร์กด้วย “กฎ Easy Rule”

นอกจากสิ่งที่ควรระบุใน WI แล้ว การจะทำให้พนักงานนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้งานมาตรฐาน และไร้ซึ่งความสูญเปล่าในกระบวนการทำงานนั้นต้องไม่ลืมทำตามกติกา 4 ข้อนี้ ได้แก่

• Easy to Read: ใช้ภาษาที่อ่านง่าย กระชับ ไม่ซับซ้อน ไม่ว่าใครอ่านก็เข้าใจเป็นความหมายเดียวกัน หรือหากต้องใช้ศัพท์เฉพาะต้องมีการระบุคำอธิบายที่ละเอียดขึ้น เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจได้ทั้งหมด
• Easy to Understand: เข้าใจได้ง่าย ใช้เวลาไม่มากในการทำความเข้าใจ ไม่มีจุดไหนที่ทำให้เกิดความสับสนหรือย้อนแย้ง
• Easy to Follow: อัปเดตขั้นตอนการปฏิบัติงานให้ใหม่และเป็นปัจจุบันเสมอ เพื่อให้ทำตามได้ง่าย ทำได้ถูกต้อง และตรงตามมาตรฐานของการทำงาน
• Easy to See: เห็นและเข้าถึงได้ง่าย เช่น แปะในที่ที่มองเห็นได้สะดวก หรือแจกให้พนักงานเก็บไว้ดูเป็นรายบุคคล

รู้หรือไม่? การใช้แผนผังความคิด รูปภาพ สัญลักษณ์ และสีต่างๆ ช่วยอธิบายขั้นตอนและการปฏิบัติงานที่ซับซ้อนได้ดีขึ้น 

“Work Instruction คือ รากฐานสำคัญที่ทำให้ Standardized Work มั่นคง”

เพราะฉะนั้น การจะสร้างงานมาตรฐานให้เกิดขึ้นได้ ธุรกิจต้องไม่มองข้ามข้อดีของการมี WI เช่น

• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน : คำแนะนำและการบอกถึงวิธีการปฏิบัติงานอย่างละเอียดและชัดเจนใน WI ช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้น
• เพิ่มความปลอดภัยในการทำงาน : การมีคำเตือนและข้อห้ามต่างๆ เกี่ยวกับการทำงานใน WI ช่วยลดความเสี่ยงของอุบัติเหตุและการบาดเจ็บในที่ทำงาน
• ลดความสูญเปล่าในการทำงาน : การมีขั้นตอนที่จัดระเบียบมาแล้วใน WI ช่วยให้ทำงานเสร็จได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว ไม่ต้องเคลื่อนไหวโดยไม่จำเป็น และไม่ต้องเสียเวลาทำในสิ่งที่ไม่ควร

รู้หรือไม่? WI คือเครื่องมือฝึกอบรมพนักงานใหม่ชั้นดี ช่วยให้เรียนรู้ทักษะและขั้นตอนการทำงานที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว 

สุดท้ายก่อนที่จะนำ Work Instruction ไปแจกจ่ายให้พนักงานหรือติดบอร์ด อย่าลืมตรวจสอบให้แน่ใจว่า ข้อมูลในนั้นถูกต้องและทำตามได้จริงอย่างมีประสิทธิภาพ หรือเจ้าของคนไหนอยากเพิ่มความทันสมัยเข้าไปก็สามารถเปลี่ยนจากการใช้ WI ที่เป็นกระดาษให้เป็นแบบดิจิทัลได้ ซึ่งจะช่วยให้ง่ายต่อการเพิ่มวิดีโอสาธิตขั้นตอนการปฏิบัติงานให้พนักงานดูได้ด้วย