หนึ่งในปัญหาของธุรกิจขนาดเล็กและธุรกิจชุมชนที่ส่วนใหญ่เป็นเหมือนกันหมด คือ การทำธุรกิจโดยขาดระบบจัดการที่ดี เลยนำมาซึ่งปัญหามากมายตามมา เช่นเดียวกับ “วิสาหกิจชุมชนผลิตและแปรรูปสละอาทิตย์” อ.บ้านนาสาร จ.สุราษฎร์ธานี ภายใต้การดูแลของ “ดร.อาทิตย์ มติธรรม” และ “นิภาพร ศรีเผือก” ที่ต้องเจอกับปัญหาสารพัด โดยเฉพาะในส่วนของการผลิตและการจัดการสต็อก จนกระทั่งการเข้ามาของ “โตโยต้า ธุรกิจชุมชนพัฒน์” ได้พลิกให้วิสาหกิจชุมชนเล็กๆ แห่งนี้ จากที่ไร้การวางแผน ขาดการจัดการที่ดี กลายเป็นธุรกิจที่มีระบบอย่างชัดเจน การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยที่ไม่ต้องลงทุนอะไรเลย

ขาดระบบ ต้นเหตุเกิดปัญหาใหญ่
นิภาพร ศรีเผือก รองประธานวิสาหกิจชุมชนผลิตและแปรรูปสละอาทิตย์ ยอมรับว่า ที่ผ่านมาในการทำธุรกิจไม่เคยมีการวางแผนล่วงหน้า คิดเพียงแค่ว่า ต้องผลิตสินค้าให้มีอยู่ในสต็อกตลอดเวลา เพื่อพร้อมขายอยู่เสมอ ขณะเดียวกันในการผลิต จะเน้นการผลิตเป็นล็อตใหญ่ ในหนึ่งวันผลิตสินค้าแบบเดียว จนบางครั้งก็เกินความต้องการของลูกค้า ทำให้ต้องเก็บใส่สต็อก สะสมไปเรื่อยๆ กลายเป็นปัญหาสต็อกล้น ส่งผลให้เงินทุนจมเกือบ 250,000 บาท

ปัญหาที่ตามมาจากการที่สต็อกสะสมเป็นจำนวนมาก นั่นคือ ไม่มีระบบจัดการสต็อก ก่อนหน้านี้พนักงานจะใช้การเข้าไปนับสต็อกในห้องเย็นว่ามีสินค้าอะไรบ้าง เหลือจำนวนเท่าไร แล้วใช้วิธีจดลงในสมุด บางครั้งจดบ้าง ไม่จดบ้าง ขณะที่พนักงานหน้าร้านที่ต้องมาเบิกของจากสต็อก ก็ไม่ได้เขียนบอกว่าเบิกอะไรไป ทำให้จำนวนสต็อกมีความคลาดเคลื่อน แถมการจัดวางสต็อกก็ไม่มีการติดป้ายบอกที่ชัดเจน ทำให้หาสินค้ายาก ใช้เวลานาน เรียกได้ว่า ปัญหาทั้งหมดนี้ล้วนเกิดจากการที่ขาดระบบจัดการที่ดีนั่นเอง

สร้างระบบสุดง่ายตามหลัก TPS
จากปัญหาที่เกิดขึ้นนี้ ผู้เชี่ยวชาญจากโตโยต้า ธุรกิจชุมชนพัฒน์ ได้มีการนำเอาหลัก Visual Control หรือ “การควบคุมด้วยการมองเห็น” ในระบบของ TPS (Toyota Production System) มาช่วยสร้างระบบให้กับวิสาหกิจชุมชนผลิตและแปรรูปสละอาทิตย์ ผ่านเครื่องมือสุดประหยัดอย่าง “บอร์ด” ที่ช่วยให้พนักงานทุกคนเข้าใจขั้นตอนการทำงาน ตลอดจนเป้าหมาย และผลลัพธ์ของงานได้ชัดเจน รวมถึงถ้าเห็นความผิดปกติ ก็จะสามารถแก้ไขได้ทันที

ระบบ #1 บอร์ดคุมการผลิต
สำหรับเครื่องมือแรกที่ใช้ในการสร้างระบบการผลิตให้มีประสิทธิภาพ เรียกว่า “บอร์ดควบคุมงานเข้า-ออก” บนบอร์ดนี้จะใส่ข้อมูลแผนการผลิตรายวันทั้งหมด ตั้งแต่ประเภทสินค้า จำนวนสินค้าเข้า-ออก สินค้าคงเหลือ ดังนั้น พนักงานทุกคนจะเห็นข้อมูลเดียวกันว่าควรผลิตสินค้าอะไร และจำนวนเท่าไร โดยไม่จำเป็นต้องผลิตสินค้าเดียวแบบล็อตใหญ่เหมือนที่ผ่านมา แต่สามารถผลิตเป็นล็อตเล็กๆ ได้ และในหนึ่งวันยังผลิตสินค้าได้หลายประเภท โดยบอร์ดจะช่วยควบคุมปริมาณการผลิตสินค้าแต่ละประเภทให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้า

ระบบ #2 บอร์ดจัดการสต็อก
อีกหนึ่งบอร์ดที่ช่วยสร้างระบบให้กับธุรกิจชุมชนแห่งนี้ นั่นคือ “บอร์ดควบคุมระบบ FIFO (First In First Out)” ใช้เพื่อช่วยบริหารจัดการสต็อก โดยยึดหลักที่ว่า “ผลิตก่อนออกก่อน ผลิตทีหลังออกหลัง” โดยมี Kanban Chip (เป็นตัวแทนของสินค้า) ซึ่งจะมีหมายเลขกำกับ และหมายเลขเหล่านี้ก็จะไปติดอยู่ที่ตะกร้าด้วย ดังนั้น ไม่ว่าจะนำสินค้าเข้า-ออกจากสต็อก หมายเลขชิปกับตะกร้าจะต้องตรงกันนั่นเอง นอกจากนี้ บนบอร์ดยังมีการทำ Location Layout เพื่อบอกให้เห็นตำแหน่งการวางสินค้าในสต็อก แก้ปัญหาการหาสินค้ายาก เนื่องจากสต็อกเป็นห้องเย็น หากใช้เวลาอยู่นานๆ อาจกระทบต่อสุขภาพได้

“การมีบอร์ดเข้ามา ช่วยให้เราวางแผนการผลิตล่วงหน้าได้ โดยไม่ต้องมีสินค้าล้นสต็อก เพราะแต่ละวันพนักงานจะรู้แล้วว่าเขาจะต้องทำอะไรบ้าง ซึ่งบอร์ดนี้ช่วยให้เขาทำงานได้ง่ายขึ้น แรกๆ อาจจะมีงงบ้าง ลืมบ้าง ซึ่งจริงๆ แล้วเรามีจดลงในสมุดอยู่แล้ว เพียงแต่ย้ายจากสมุดมาลงในบอร์ดแทน เพื่อให้ทุกคนได้เห็นข้อมูลเดียวกันนั่นเอง” นิภาพรกล่าวทิ้งท้าย