แฮชแท็กนี้ต้องเข้า #วันๆ พันกว่างานกับเรื่องที่ต้องสะสางให้เสร็จ สถานการณ์วุ่นๆ ที่เล่นงานเหล่ามนุษย์ออฟฟิศให้หัวหมุน เพราะจับโฟกัสไม่ถูก ไม่รู้ว่าอะไรต้องทำก่อน อะไรต้องทำหลัง จนงานคาราคาซังไม่ไปไหน แต่รู้ไหมว่า แค่ประยุกต์ใช้เครื่องมือของ Toyota อย่าง “Kanban Board” หรือบอร์ดเคลียร์งาน ที่ไม่เพียงจะช่วยให้เห็นงานในภาพรวม แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ หรือ Productivity ในการทำงานให้ดีขึ้นได้อีกด้วย  

เปิดวิธีใช้ตัวช่วยสุดจี๊ด
จั่วหัวมาแบบนี้ อย่าช้ามาดูกันเลยดีกว่าว่า บรรดาชาวออฟฟิศทั้งหลายจะเริ่มใช้ Kanban Board มาช่วยเคลียร์งานยุ่งให้ลงตัวได้อย่างไร  

#1. แบ่งช่อง สร้างคอลัมน์
ขั้นแรกหากระดานหรือบอร์ดมา 1 แผ่น แล้วทำการแบ่งช่องตีตารางออกเป็น 3 คอลัมน์ ดังนี้

• คอลัมน์ที่ 1 : To Do หรือช่องสำหรับ “งานที่ต้องทำ”
• คอลัมน์ที่ 2 : Doing หรือช่องสำหรับ “งานที่กำลังทำ”
• คอลัมน์ที่ 3 : Done หรือช่องสำหรับ “งานที่ทำเสร็จแล้ว”

Did You Know?
จำนวนช่องคอลัมน์ไม่ตายตัว อาจเพิ่ม Backlog ช่องสำหรับงานที่เข้ามาใหม่ หรือ On Hold ช่องสำหรับงานที่ต้องพักไว้ก่อน เพราะมีงานด่วนกว่าที่ต้องทำ หรือแบ่งช่องตามกระบวนการทำงานจริงได้

2. จดงานลงบนการ์ด
เมื่อแบ่งช่องได้แล้ว ต่อไปก็ถึงคราวนำลิสต์งานทั้งหมดมาเขียนใส่ลงในการ์ดงาน ซึ่งสามารถใช้กระดาษ Post-it ได้ โดยเขียนงาน 1 รายการต่อกระดาษ 1 แผ่น

Did You Know?
การใช้กระดาษ Post-it เป็นการ์ดงานนั้น ช่วยให้ง่ายต่อการย้ายไปมาตามคอลัมน์ต่างๆ ได้ง่าย

#3. แปะการ์ดลงบนบอร์ด
นำการ์ดงานที่มีแปะลงบนบอร์ดในช่องต่างๆ ตามสถานการณ์จริง เช่น ประชุมทีมในช่อง To Do เขียนแผนงานในช่อง Doing หรือตอบอีเมลลูกค้าในช่อง Done เป็นต้น

• งานที่กำลังทำ (Doing) ควรมีไม่เกิน 3 ชิ้น ป้องกันการทำงานหลายอย่างและหลุดโฟกัส
• งานที่พักไว้ก่อน (On Hold) ไม่ควรเกิน 3 ชิ้น ป้องกันงานคั่งค้างเป็นคอขวด
• งานที่ต้องทำ (To Do), งานที่ทำเสร็จแล้ว (Done) และงานที่เข้ามาใหม่ (Backlog) มีได้ไม่จำกัด เพื่อให้เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด

Did You Know?
การตั้งกฎเล็กๆ น้อยๆ เช่น แต่ละช่องควรมีจำนวนชิ้นงานได้เท่าไร ช่วยให้การจัดการงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

4. ย้ายการ์ดแบบเรียลไทม์
สิ่งสำคัญของการใช้ Kanban Board ที่ไม่ควรลืมคือ เมื่อทำงานชิ้นไหนเสร็จแล้วต้อง “ย้ายให้รู้ จะได้ดูได้ออก” เช่น เมื่อทำงานไหนในคอลัมน์กำลังทำ (Doing) เสร็จแล้ว ให้ย้ายกระดาษ Post-it ของงานนั้นไปแปะที่ช่องงานที่ทำเสร็จแล้ว (Done) อัปเดตไปเรื่อยๆ ตามจริงจนเคลียร์งานที่มีเสร็จทั้งหมด

Did You Know?
นอกจากใช้ในการทำงานแล้ว Kanban Board ยังสามารถประยุกต์ใช้กับเรื่องอื่นๆ ได้ เช่น การทำงานบ้าน การจัดอีเวนต์หรือกิจกรรมประจำวัน เป็นต้น

ถึงตรงนี้ ไม่ยากเลยใช่ไหม แค่เริ่มหยิบการ์ดงานจากทางซ้ายมือแล้วเลื่อนไปทางขวามือตามคอลัมน์ต่างๆ เพื่อบอกสถานะของการทำงาน เท่านี้การทำงานที่เคยแสนยุ่งก็จะกลายเป็นเรื่องง่าย เพราะรู้ว่าต้องโฟกัสไปที่งานไหนก่อน เห็นภาพได้ว่างานไหนอยู่ในขั้นตอนอะไร รวมถึงควรจะเรียงลำดับการทำงานอย่างไรให้คล่องตัว ดีแบบนี้อย่าลืมนำไปลองใช้กัน...