เมื่อโต๊ะทำงาน คือ แหล่งกำเนิดความสูญเปล่าชั้นดี โดยเฉพาะจากการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นอย่างการเอื้อมมือเอี้ยวตัวหรือก้มหยิบของในแต่ละวันที่มากเกินไป ซึ่งไม่เพียงทำให้เสียเวลา แต่ยังก่อให้เกิดโรคฮิตอย่าง Office Syndrome ได้นั้น กำลังเป็นปัญหาใหญ่ของมนุษย์ออฟฟิศหลายๆ คน ที่ไม่เชื่อก็ต้องเชื่อว่า การประยุกต์ใช้หลักคิดกำจัด Waste ให้เหลือศูนย์ของทาง Toyota นั้นช่วยได้ เพียง “ลดการเอื้อมหยิบของและจัดวางสิ่งของที่จะใช้ให้ใกล้มือ” เท่านั้นเอง

เปิดทฤษฎี “ลดเอื้อม หยิบสะดวก”
อย่างที่รู้กันว่าการเคลื่อนไหวที่ไม่ถูกต้องและมากเกินไปนั้นเป็นตัวการสำคัญของความสูญเปล่า ซึ่งครั้งนี้มาอยู่บนโต๊ะทำงานที่แม้นั่งเฉยๆ ขยับแค่มือหรือโน้มตัวเท่านั้นก็เกิดเรื่องได้ ดังนั้น การจัดระเบียบสิ่งของให้อยู่ในตำแหน่งที่พร้อมหยิบใช้งาน หยิบได้แบบไม่ลำบาก และถูกหลักการยศาสตร์ (Ergonomics) จะสามารถจัดการปัญหาที่ว่านี้ให้หมดไป

ใช้บ่อยมาก...อยู่ใกล้
เริ่มที่กำหนดระยะทำการและความถี่ในการใช้งาน “ของไหนใช้บ่อยต้องวางให้อยู่ใกล้มือ” ซึ่งแค่เพียงยืดแขนออกไป โดยที่ข้อศอกยังวางสบายๆ อยู่ข้างตัวก็สามารถหยิบหรือใช้งานสิ่งนั้นๆ ได้ เช่น คีย์บอร์ด เมาส์ หรือของที่ใช้งานบ่อยมากๆ จะช่วยลดการขยับและเข้าถึงสิ่งที่ต้องใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

TIPS : สำหรับลิ้นชักโต๊ะทำงาน ให้เก็บของที่ใช้บ่อยสุดไว้ชั้นบนสุด ใช้บ่อยรองลงมาให้ไว้ที่ลิ้นชักถัดไป เพื่อลดก้ม ลดเมื่อย

ใช้ประจำ...อยู่กลาง
ห่างตัวออกไปอีกหน่อยในระยะที่เอื้อมถึงได้แค่ยืดแขนและข้อศอกตรง แต่ไม่ต้องเอนหรือแอ่นตัว ควรจัดให้เป็นพื้นที่สำหรับของที่ใช้เป็นประจำอย่างหน้าจอคอมพิวเตอร์ สมุด หรือปากกาต่างๆ เพื่อลดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นและการเอี้ยวตัวที่เสี่ยงต่อการบาดเจ็บของกล้ามเนื้อได้

TIP : ควรวางโทรศัพท์ตั้งโต๊ะให้อยู่คนละด้านกับมือข้างที่ถนัด เพื่อลดการใช้ไหล่หนีบ การเกร็งและเจ็บต้นคอขณะพูดคุยและจดบันทึก

ใช้บ้าง...อยู่ไกล
สุดท้าย ของไหนใช้บ้างเป็นครั้งคราวหรือนานๆ ใช้ที ควรจัดวางให้อยู่ในพื้นที่ที่ไกลกว่า 1 ช่วงแขน หรือยืดแขนออกไปแล้วต้องโน้มตัวไปหยิบ ซึ่งอาจเป็นเอกสารที่นานๆ จะหยิบมาดู หรือของตกแต่งโต๊ะที่ไม่ต้องเคลื่อนย้ายบ่อยๆ เพื่อไม่ให้เกิดการเคลื่อนไหวที่มากจนเกินไป จนกระทบต่อ Productivity ในการทำงาน

TIP : ของที่นานๆ ใช้ที เช่น หลายเดือนครั้ง หรือปีละครั้ง ควรเก็บใส่กล่องแยกไว้ที่มุมอื่น เพื่อเพิ่มพื้นที่ใช้งานให้กับของที่จำเป็นต้องใช้และต้องอยู่ใกล้มือมากกว่า  

ดังนั้น หลักคิดพื้นฐานง่ายๆ ของทฤษฎีนี้จึงอยู่ที่ “สิ่งของไหนที่ใช้อยู่ตลอดเวลา = ต้องอยู่ในจุดที่สามารถหยิบจับได้ง่าย” และ “สิ่งของไหนที่ใช้ไม่บ่อยนัก = จำเป็นที่จะต้องสามารถหาได้ง่ายเช่นกัน” นั่นเอง