Hart Sport Wear แชร์สูตรเด็ด! ทำทุกเช้า “30 นาที” หมดปัญหาส่งมอบงานไม่ทัน

ฝ่ายผลิต : รับออร์เดอร์มาทำไมเยอะแยะ รู้ไหมว่าทำไม่ทัน

vs.

ฝ่ายขาย : ทำไมถึงผลิตไม่ทันล่ะ รับออร์เดอร์ลูกค้ามาแล้วนะ

การถกเถียงกันระหว่างฝ่ายขายและฝ่ายผลิตที่มักเกิดขึ้นเป็นประจำ ณ บริษัท Hart Sport Wear จำกัด ผู้ผลิตและจัดจำหน่ายเสื้อโปโล อำเภอพนมทวน จังหวัดกาญจนบุรี ที่ รสวรรณ จงไมตรีพร กรรมการผู้จัดการ ต้องประสบพบเจออยู่เป็นเนืองๆ ซึ่งไม่ใช่แค่สร้างความคุกรุ่นระหว่างคนทำงานที่อยู่ภายในเท่านั้น แต่ยังส่งผลทำให้ลูกค้าไม่พอใจ เนื่องจากส่งมอบสินค้าไม่ทันและล่าช้าอีกด้วย  

Behind the Scene : เผยเบื้องหลังเจ้าปัญหา  

• ตัวการที่ 1…รับหมดทุกออร์เดอร์ ไม่เคยเกี่ยง

เป็นธรรมดาของการทำธุรกิจที่ถ้ามีลูกค้าสั่งสินค้าเข้ามาก็อยากจะรับไว้และขายให้ทั้งหมด ที่นี่ก็เช่นเดียวกัน ไม่ว่าใครจะสั่งอะไรก็รับทำให้ทั้งนั้น จนสุดท้ายถึงขั้นผลิตและส่งมอบงานให้ไม่ทัน

“ด้วยความเป็นธุรกิจชุมชนมีอะไรเราก็อยากได้อยากทำ ลูกค้าคนนี้สั่งมาเราก็รับ คนนั้นสั่งมาเราก็รับ จนงานล้นมือ ทำไม่ไหว ลูกค้าก็ต่อว่าทำไมงานที่สั่งไม่เสร็จ ทำไมงานที่สั่งไม่ได้”

• ตัวการที่ 2...เปิดเลยใบงาน

นอกเหนือจากการรับงานทุกอย่างและขาดการวางแผนการส่งมอบงานที่ดีแล้ว การตกหล่นของการดูเอกสารใบสั่งสินค้าคือ อีกหนึ่งตัวการใหญ่ที่ทำให้การผลิตและส่งมอบเกิดปัญหาจนลูกค้าไม่พอใจ

“ก่อนหน้านี้เราใช้เอกสารใบสั่งสินค้าปริมาณมาก ซึ่งบางครั้งก็มีการเปิดเลยหน้าใบงานออร์เดอร์ที่สั่งเข้ามาไปเลยไม่ได้ผลิตสินค้าให้ลูกค้าคนนั้น มารู้ตัวอีกทีก็ใกล้เวลาที่จะต้องส่งมอบงานแล้ว สร้างความวุ่นวายเป็นอย่างมาก”

ฆ่าทิ้งทุกตัวการ ด้วย “การประชุมออร์เดอร์” ทุกเช้า 30 นาที!!
เพื่อกำจัดความขัดแย้งระหว่างฝ่ายขายและฝ่ายผลิตให้หมดไป ส่งมอบงานได้ทัน และเรียกคืนความเชื่อมั่นของลูกค้าให้กลับมา Hart Sport Wear จึงทำการจัดประชุมออร์เดอร์ทุกเช้า เพื่ออัปเดตข้อมูลและความเคลื่อนไหวทั้งหมด

“เรามีการประชุมออร์เดอร์ระหว่างฝ่ายขายและฝ่ายผลิตกันทุกเช้า เพื่อวางแผนว่าเราจะส่งมอบงานได้เมื่อไร อย่างไร อัปเดตว่างานส่วนนี้อยู่ในขั้นตอนไหน รวมถึงพูดคุยร่วมกันว่าฝ่ายขายรับปากลูกค้ามาได้คุยกับฝ่ายผลิตหรือยังว่าสามารถส่งมอบทันไหม มีปัญหาหรือติดขัดอะไรหรือเปล่า ซึ่งจะช่วยให้เราทราบถึงสถานการณ์ที่เกิดขึ้นทั้งหมด และทำการแก้ไขได้ทัน”

เทคนิคประชุมออร์เดอร์ ให้จบและสำเร็จใน 30 นาที
สำหรับธุรกิจไหนที่อยากลองใช้วิธีนี้ดูบ้าง แต่ไม่รู้ว่าจะต้องเริ่มต้นอย่างไร หรือต้องพูดแบบไหน รสวรรณแนะนำว่า ลองกำหนดบทพูดของฝ่ายขายและฝ่ายผลิตเป็นแพตเทิร์นขึ้นมาก่อน โดยให้เป็นลักษณะของการรายงานความเคลื่อนไหวที่เกิดขึ้น ฝ่ายขายรายงานเรื่องการขาย ฝ่ายผลิตรายงานเรื่องการผลิต เช่น การขายของวันที่ 27 มีนาคม ขายได้เท่าไร ขายอะไรไป มีออร์เดอร์เข้ามาเท่าไร หรือการผลิตของวันที่ 27 มีนาคม ผลิตเสื้อได้กี่ตัว ได้ตามเป้าหมายหรือเกินเป้าหมายที่วางไว้กี่ตัว เย็บกี่ตัว ปักกี่ตัว หรือสกรีนกี่ตัว เป็นต้น 

ทั้งนี้ การจัดประชุมออร์เดอร์ทุกเช้าไม่เพียงจะทำให้ Hart Sport Wear สามารถวางแผนการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น กำหนดวันที่จะส่งมอบสินค้าได้ชัดเจน ยังช่วยลดความล่าช้าในการส่งมอบจากเดิมซึ่งอยู่ที่ประมาณ 25% เหลือเพียง 2% เท่านั้น และสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าได้เป็นอย่างมาก    

บริษัท Hart Sport Wear จำกัด เป็นหนึ่งในธุรกิจที่ผ่านการเข้าร่วมโครงการ “โตโยต้า ธุรกิจชุมชนพัฒน์” และเรียนรู้การนำระบบ TPS (Toyota Production System) และการไคเซ็น (Kaizen) มาใช้ ตลอดจนมีศักยภาพในการยกระดับการดำเนินงานให้เป็น “ศูนย์การเรียนรู้โตโยต้า ธุรกิจชุมชนพัฒน์” (Yokoten Center) แห่งแรกของประเทศไทย ซึ่งสามารถส่งมอบองค์ความรู้และประสบการณ์การพัฒนาและปรับปรุงธุรกิจอย่างต่อเนื่องแก่ผู้เยี่ยมชมและธุรกิจที่มีความสนใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ