นอกจากเป็นพื้นฐานของการผลิตแบบ Toyota แล้ว Kaizen ศัพท์ติดหูในภาษาญี่ปุ่น ที่มาจากคำว่า “改 : ไค” แปลว่า ‘เปลี่ยน’ และคำว่า “善 : เซ็น” แปลว่า ‘ดีหรือความดี’ ซึ่งหมายถึง การเปลี่ยนให้ดีนั้น ยังเป็นสิ่งที่ Toyota ตั้งปณิธานไว้ว่า “เป็นเรื่องของทุกคนในองค์กร”

ที่สำคัญไม่ใช่แค่เปลี่ยนให้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังต้องทำอย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง จึงเรียกได้ว่า Kaizen เป็นการปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง หรือ Continuous Improvement เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้ปรับปรุงการทำงานของตัวเอง และเป็นอีกกิจกรรมสำหรับพัฒนาทักษะการคิด แก้ปัญหา และสื่อสารนั่นเอง

ทั้งนี้ มีอยู่ 3 ปัจจัยพื้นฐานที่จะทำให้การ Kaizen สามารถบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดได้ คือ

1.สร้างมาตรฐานงาน (Standardise)

ทุกครั้งที่ได้ผลลัพธ์ที่ดี และมั่นใจว่าผลลัพธ์ที่ได้นั้นมาจากกระบวนการที่ดี Toyota จะนำมาทำเป็นมาตรฐาน เพื่อให้ใครก็สามารถสร้างผลลัพธ์แบบเดียวกันได้

2.ปรับปรุงมาตรฐานให้ดีขึ้น (Kaizen or Continuous Improvement)

มากกว่าการทำให้เป็นมาตรฐานแล้ว สิ่งที่ควรสังเกตต่อมาคือ สามารถทำอะไรให้ดีขึ้นอีกได้บ้าง แล้วปรับปรุงให้ดีขึ้นเสมอ

3.นำเสนอและลงมือทำโดยพนักงาน (Bottom Up)

เพราะคนที่เข้าใจสภาพการทำงานปัจจุบัน และจะได้รับผลกระทบสูงสุดจากการปรับปรุงคือ พนักงานที่ปฏิบัติงาน ดังนั้น การทำ Kaizen จึงควรจะเกิดจากความเห็นของบุคลากรเหล่านี้ 

Kaizen จึงเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ช่วยให้พนักงานได้ฝึกคิด เพราะการจะปรับปรุงอะไรให้ดีขึ้น ต้องอาศัยกระบวนการมากมาย เช่น สังเกตและมองเห็นปัญหา คิดและวิเคราะห์ปัญหา และปรับปรุงกระบวนการ เพราะฉะนั้น เมื่อพนักงานคิดเป็นก็สร้างคุณค่าเพิ่ม (Value Added) ให้องค์กรสามารถมียอดขาย กำไรเพิ่ม มีเงินสดเหลือ และสิ่งเหล่านั้นก็จะย้อนกลับมาสู่พนักงานในรูปของรายได้และสวัสดิการต่อมา

นี่คือหลักคิดดีๆ จากการ Kaizen X พนักงาน ของ Toyota ที่ธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้และพัฒนาองค์กรได้